Customer Success Story – 2Connect
‘De voorraad forecast in EXACT is een verademing’
OUDE SITUATIE
De financiële en logistieke processen van 2Connect waren gescheiden. De afdelingen werkten langs elkaar heen. Het bedrijf gebruikte de software van Microsoft Acces en dat systeem is niet geschikt om met meerdere personen tegelijk te gebruiken. Ook moest 2Connect de kabelbehoefte van hun klant zelf inschatten, want het systeem kon dat niet.
DE OPLOSSING
In Exact Globe zijn alle bedrijfsprocessen in één flow te zien. De financiën, de logistiek en de voorraad sluiten op elkaar aan. Op elk moment van de dag is te zien hoe het bedrijf ervoor staat. De debiteuren/crediteureninformatie is erg uitgebreid, waardoor 2Connect beter inzicht heeft in eventuele achterstanden van de klant. Door de forecastingfunctie kan het bedrijf voor een langere periode voorspellen wat de kabelbehoefte van een klant is.
DE VOORDELEN
- Gedetailleerde voorraad forecast
- Minder administratief werk
- Op elk moment kunnen zien hoe het bedrijf ervoor staat
- De leverbetrouwbaarheid is verbeterd
- Alle processen zijn in één flow te bekijken
2Connect werkt sinds 1 januari 2012 met de software van Exact. Hoewel zo’n beginperiode nooit geheel vlekkeloos verloopt, is 2Connect tevreden. ‘We zijn er nog niet,’ legt De Borst uit. ‘Maar het bevalt ons tot nu zeker.’
‘Een fatsoenlijke financiële rapportage is een must’
2Connect werd twaalf jaar geleden opgericht door Marc van der Put. ‘We werkten sinds de oprichting met Microsoft Acces,’ legt Ramon de Borst uit. Maar Acces voldeed niet meer aan de behoeften van het groeiende 2Connect. ‘Voor een bedrijf als 2Connect heeft het programma z’n limieten. Omdat we meer medewerkers kregen, liep de database ook regelmatig vast.’ De voorraadregistratie werd in een ander systeem gedaan, waardoor ook de financiële koppeling ontbrak. De druk om een fatsoenlijke financiële managementrapportage aan te leveren, liep op. ‘Je moet je klant goede cijfers kunnen sturen.’
Drie jaar geleden heeft een stagiair onderzoek gedaan naar welke software bij 2Connect zou passen. Exact Globe zat daar in eerste instantie niet bij. ‘Waarom we uiteindelijk toch voor Exact Globe hebben gekozen? De demo van Exact Globe zag er erg goed uit en het klikte met ProSigma BV, de implementatiepartner.’
Alles binnen een half jaar geregeld
Toen de beslissing voor Exact Globe was gemaakt, moest er een blauwdruk worden gemaakt. ‘Daar hebben we Exact misschien iets
te weinig tijd voor gegeven,’ lacht De Borst. ‘Binnen een week stond het klaar. Daarna hebben we ongeveer een half jaar gerekend voor de implementatie.’ Op 1 januari 2012 moest Exact Globe draaien. ‘Het was een hele klus. Alle artikelen moeten erin zitten. Van de beginbalans tot aan de voorraadregistratie.’ Voor 2Connect was het nieuwe systeem erg wennen. ‘Vooral de voorraad was ingewikkeld,’ gaat Ramon de Borst verder. ‘Van een bepaalde systematiek ga je opeens over naar barcodes en scansystemen. Dat is wennen.’
Met één druk op de knop zien wat de jaarbehoefte van een klant is
2Connect gebruikt geen maatwerk van Exact. ‘Het softwarepakket is eenvoudig aan te passen en uit te breiden, zonder specifiek maatwerk nodig te hebben. Ideaal.’ Eén van die uitgebreide functies in Exact Globe is forecasting. Deze voorraad forecast is ideaal voor een bedrijf met veel vaste klanten die regelmatig bestellingen plaatsen. ‘In het oude systeem paste je op basis van je gevoel de voorraad aan. Op de computer werd de behoefte van een klant getoond, maar daar stond niet bij wanneer ze die behoefte hadden. Dus kwam het voor dat de fabriek een kabel maakte in maart, die de klant pas in oktober
wilde hebben. In Exact Globe kun je door middel van voorinformatie van de klant, met één druk op de knop zien wat de behoefte is, en nog belangrijker: wanneer zij die behoefte hebben. Je kunt de bestelling ook meteen in het systeem genereren. Een verademing!’ Het inkoopproces valt dus weg, want het systeem vertelt wat er nodig is.
Alles in één flow te zien
‘Alle stappen in Exact praten met elkaar,’ legt Ramon de Borst uit. ‘Het systeem is heel erg van deze tijd, om het maar zo te zeggen.’ Omdat de financiën en de logistiek in één systeem zitten, kan 2Connect altijd zien wat de status van het bedrijf is. ‘De debiteuren/
crediteureninformatie is bijvoorbeeld ook erg uitgebreid. We kunnen nu heel makkelijk zien welke klant een achterstand heeft en hem daarop aanspreken voordat we een nieuwe bestelling genereren.’
Op dit moment wil 2Connect zich vooral richten op de logistieke en financiële functionaliteiten van Exact Globe. ‘De verkoopafdeling gebruikt de CRMfunctionaliteit van Exact Globe nog niet. Onze focus ligt eerst op de volledige implementatie van de logistieke en financiële processen. Op den duur gaan we ook met CRM over. Wellicht wel met Exact Synergy erbij, wie weet.’
