Customer Success Story – Koopmans Verf
‘We gebruiken EXACT voor de gehele bedrijfsvoering’
De geschiedenis van Koopmans Verf start in het Noord-Friese Ferwert. Daar maakt oprichter Klaas Piet Koopmans in 1885 voor het eerst verf voor klanten, gewoon vanuit huis en later in een kleine fabriek. In de jaren daarna groeit het familiebedrijf uit tot een belangrijke speler op de Nederlandse verfmarkt. Om deze groei te faciliteren is het bedrijf sinds 1997 gevestigd in Marrum, in een van de modernste fabrieken van Europa. In 1998 neemt Nelf Lakfabrieken uit Groningen de fabriek van Koopmans Verf over en verhuist de eigen productie daarna ook naar de nieuwe faciliteit. Nelf is ook een oud familiebedrijf, opgericht in 1916. Daarna volgt de overname van Drenth Verven en ontstaat Nelf Marine Paints als specialist voor de scheepvaartbranche. Het bedrijf beschikt inmiddels over een complete lijn verfproductenvoor zowel particulieren als de professionele markt. Zo leverde Nelf Verf de verf voor de renovatie van het Drents museum, en ook het exterieur van het rijksmonumentale Javaanse huis in Groningen werd opgeknapt met verf van Nelf. Daarnaast is het merk Koopmans verbonden aan een aantal tv-programma’s zoals Rob’s Grote Tuinverbouwing van SBS6.
Huidige situatie
De IT-omgeving van Nelf/Koopmans Verf was zeer complex en bovendien sterk verouderd. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een nieuwe IT-oplossing om de bedrijfsprocessen en groeiambitie te ondersteunen. Tijd voor een nieuwe oplossing Wietske Terpstra, Financieel Directeur bij Nelf/Koopmans Verf, vertelt over hoe ze voorheen werkten binnen hun IT-omgeving: “We hadden een zeer complexe en bovendien sterk verouderde IT-omgeving. De uitwisseling van de gegevens tussen deze verschillende applicaties vond niet realtime maar via nachtelijke updates plaats. Verder bestaan wij uit vier afzonderlijke bedrijven, waarvoor we voorheen ook vier afzonderlijke administraties voerden. Dit maakte het beheer van onze stamgegevens en consolidatie van financiële gegevens uitermate complex en tijdsintensief.” Deze situatie sloot niet meer aan bij de ambities van het bedrijf en daarom ging Nelf/Koopmans Verf op zoek naar een nieuwe oplossing.
Complete bedrijfsvoering over op Exact
Nelf/Koopmans Verf koos voor Exact en de implementatie van de oplossingen werd afgerond in 2015. “Waar we Exact nu voor gebruiken? Je kunt beter vragen waar we het niet voor gebruiken!” lacht Terpstra. In de huidige inrichting zijn de vier bedrijven ondergebracht in één Exact Globe administratie. Hierdoor zijn er geen doublures meer in klanten en artikelen. Alle primaire bedrijfsprocessen zijn nu afgedekt met één oplossing. “Voorheen moesten wij bijvoorbeeld in 2 of 3 systemen stamgegevens van artikelen invullen. Dat hoeſt nu nog maar in één systeem, dus dat scheelt enorm.” Aansluitend is er een realtime koppeling met Lisam ExESS® gemaakt voor de registratie en calculatie van CLP en ADR informatie. Hiermee voldoet Nelf/ Koopmans Verf aan de wetgevingen rondom labeling en vervoer van gevaarlijke stoffen. De tweede koppeling die is gemaakt, is met vervoerder Transmission voor het automatisch registreren van trackingnummers, labels en verzendingen.
Nelf/Koopmans Verf produceert zowel ordergestuurd als op voorraad. Op de afdeling Kleurmakerij worden de producten op klantspecificatie ingekleurd. Er is maatwerk ontwikkeld voor prijscalculatie op verkooporderniveau zodat het aantal prijsafspraken, dat beheerd moest worden (ruim 3 miljoen), teruggebracht werd naar ongeveer 50.000. De standaard functionaliteit van Exact voor Productie en MRP is op een slimme manier ingericht om te voldoen aan de unieke klanteisen. Wekelijks worden 350 verkooporders aangemaakt, en via de MRP (Material Requirements Planning) worden 100 productieorders aangemaakt.
Geschatte tijdwinst: 30%
We kunnen nu nog niet zo goed iets zeggen over de exacte tijdsbesparing, maar een schot voor de boeg is dat het ons in de toekomst misschien wel 30% tijdwinst oplevert. Sommige dingen kosten nu nog iets meer tijd, maar dat komt omdat we nu ook over veel meer informatie beschikken. We verwachten dat we daardoor onze besluitvorming ook naar een hoger kwaliteitsniveau kunnen tillen.
De basis van dit hele nieuwe systeem is dan ook toekomstbestendigheid.
De kracht van het bedrijf terugvinden in de oplossing: flexibiliteit en service
Over de keuze voor de oplossingen van Exact vertelt Terpstra: “De productie bij Nelf/Koopmans Verf is semi-processing, met een grote mate van flexibiliteit in de processtappen. Dit maakt dat veel ERP-systemen te rigide zijn en daarmee geen oplossing bieden voor onze automatiseringsvraag. Maar Exact bleek dit juist prima te kunnen ondersteunen. Daarnaast was continuïteit in de bedrijfsvoering van de ERP-leverancier een belangrijk selectiecriterium voor ons. Wij wilden investeren in een ERP-applicatie die mee kan evolueren met veranderende bedrijfsomstandigheden. Wij leveren aan zeer uiteenlopende deelmarkten als bouw, verf-en behangwinkels, private label-klanten en scheepvaart. Om al deze deelmarkten efficiënt te kunnen bedienen is flexibiliteit in de ERP-applicatie cruciaal. Want onze kracht als middelgrootbedrijf zit hem echt in onze flexibiliteit en service. En die kracht moet je terug kunnen vinden in het pakket.
Een nieuwe dimensie
De belangrijkste toegevoegde waarde van de oplossing is dat het ons een nieuwe dimensie geeft namelijk ‘voorraad in de tijd’. En dat is met 2000 voorraadartikelen wel erg handig. We zijn gewend om binnen 24 uur onze voorraad verfproducten aan klanten te leveren. Dit vergt een enorme uitdaging qua interne organisatie, productie planning en logistiek. We zien onze keuze voor Exact voor Productie dan ook als een strategische keuze om ons bedrijf verder te kunnen laten groeien.
Over ProSigma
Terpstra: “Voor ons is ProSigma een hele goede partner. Want het was een zeer zware periode om het ERP-pakket om te zetten. Als wij daarin niet zo open en direct met elkaar gesproken hadden, dan hadden we de grootste ruzie kunnen krijgen. Maar we hebben alles altijd heel duidelijk en oplossingsgericht tegen elkaar uitgesproken. Het voordeel was ook dat de consultant altijd naar Marrum kwam. Hij hield goed feeling met het bedrijf, en de andere mensen die intern bij het project waren betrokken. We hadden daardoor een goede en makkelijke toegang tot de kennis van Exact. En die feeling houden met het bedrijf, de prioriteiten en de manier waarop wij produceren is erg belangrijk. Want die zaken verschuiven tijdens het traject ook nog wel eens, waardoor je je implementatie ook weer wat anders moet invullen. En dat verliep allemaal goed door die aanwezigheid ter plekke.”
De toekomst
Met een blik op de toekomst besluit Terpstra: “We willen op den duur ook overgaan op de WMS oplossing van Exact
voor barcodescanning in ons magazijn en nog veel meer. Daarbij hebben we al heel goed nagedacht over hoe je al die stamgegevens definieert, want daar probeer je nieuwe structuren in aan te brengen. En we weten wat er allemaal nog meer met Exact kan, maar dat komt nog wel een keer in de toekomst. Gewoon simpel beginnen en het zo simpel mogelijk inrichten, dat was ons uitgangspunt. We kunnen het straks altijd nog uitbreiden.”
