Customer Success Story – Sigma Medical
‘EXACT werkt overzichtelijk en stapsgewijs’
OUDE SITUATIE
Voor januari 2011 werkte Sigma Medical met Mamut software, maar dit programma was niet gebruiksvriendelijk genoeg en zorgde voor veel ergernissen. Het bedrijf ging op zoek naar een programma waarmee sneller en meer gestructureerd kon worden gewerkt.
DE OPLOSSING
Op advies van de boekhouder en partner ProSigma stapte het bedrijf over op Exact Globe. De medewerkers kunnen nu prettiger werken en de ergernissen zijn verleden tijd. Daarnaast levert het werken met Exact Globe tijdwinst op door de gestructureerde opzet van de software en de handige spilanalyses.
DE VOORDELEN
- Het programma is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk
- Met de spilanalyse kunnen makkelijk en snel omzetlijsten per vertegenwoordiger worden gemaakt
- Duidelijk te volgen traject van producten; van producent tot patiënt
Sigma Medical is al meer dan twintig jaar actief in de distributie van medische benodigdheden. Het bedrijf is inmiddels vertegenwoordigd in alle ziekenhuizen van Nederland. ‘We zijn altijd op zoek naar de meest originele en innovatieve producten,’ vertelt Daniël Hulleman, logistiek medewerker bij Sigma Medical. ‘Iedereen kent wel iemand die ooit last heeft gehad van een vernauwing in de bloedvaten. Wij verkopen bijvoorbeeld kunststof bloedvaten, die een stuk van het vernauwde of beschadigde bloedvat kunnen vervangen.’
‘EXACT helpt ons bij het hele traject’
Sinds januari 2011 gebruiken we Exact Globe voor onze financiële administratie, logistiek en de registratie van lot- en serienummers van onze producten,’ aldus Hulleman. ‘We hebben een eigen magazijn voor onze voorraad. In Exact Globe kunnen we altijd up-to-date zien hoeveel voorraad er is, zodat we op tijd bij kunnen bestellen. Met behulp van Exact Globe maken we dan een bestelbon aan, die we e-mailen of faxen naar de leverancier. Op het moment dat wij het product binnen krijgen, moet het heel nauwkeurig geregistreerd worden. Elk product heeft een uniek lotnummer, waardoor we altijd kunnen traceren waar het product vandaan komt en waar het heen is gegaan. Dat is heel belangrijk voor als er bijvoorbeeld een productiefout wordt geconstateerd. Via onze implementatiepartner hebben wij een extra stap in het programma gekregen, speciaal voor de registratie van deze nummers. Aan de hand van de lotnummers boeken we de goederen in en leggen we ze in het magazijn. Als we een bestelling krijgen, maken we in Exact Globe een order aan, met ook daarin weer de lotnummers van de producten die we leveren aan de klant. Vervolgens draaien we vanuit Exact Globe een factuur uit en houden we ook bij of deze op tijd wordt betaald. Op die manier helpt Exact ons bij het hele traject, van inkoop tot verkoop.’
Snelle spilanalysis
Een andere functie van Exact Globe, die door Sigma Medical veel wordt gebruikt, is de spilanalyse. Per maand willen ze weten hoeveel omzet er is gedraaid door welke vertegenwoordiger. Hulleman: ‘In ons oude programma kon je alleen een paar standaardrapportages kiezen, maar met Exact Globe, die de gegevens naar Excel exporteert, kan ik zelf naar ieders wens de omzetlijsten samenstellen. Vroeger was ik daar anderhalve dag per maand mee bezig omdat ik alles
handmatig moest doen, nu nog maar twee uur. Dat scheelt me dus ruim een dag per maand.’
Soepele implementatie
‘Toen we op zoek gingen naar een nieuw administratieprogramma, kwamen we in aanraking met deze software via onze Exact-partner ProSigma. Ze hebben goed naar onze wensen geluisterd en toen ons pakket samengesteld. Ook hebben zij de implementatie voor ons verricht en dat is heel soepel verlopen,’ benadrukt Hulleman. ‘We hebben in december van 2010 gesprekken gevoerd en begin januari gingen we live. Het was dus een kwestie van een paar weken.
De projectleider van ProSigma is hier een aantal dagen geweest en heeft ons uitgelegd hoe alles werkt, maar eigenlijk spreekt het allemaal voor zich. Exact werkt erg overzichtelijk en stapsgewijs. Echt een enorm verschil met ons oude programma. Als we daarin bijvoorbeeld per ongeluk een verkeerde debiteur aanklikten, dan werd meteen de hele order geannuleerd en was je alles kwijt. Bij Exact Globe kun je altijd een stapje terug doen om dingen aan te passen. Op die manier werkt het dus ook erg tijdbesparend.’
‘Problemen worden direct opgelost’
‘We hebben voor Exact Globe gekozen omdat onze externe boekhouder het ons adviseerde,’ zegt Hulleman. ‘Hij werkt voor meerdere bedrijven met verschillende programma’s en dacht dat Exact Globe goed bij ons zou passen.
Bovendien heeft Exact een grote naamsbekendheid en hadden we meteen een goed gevoel bij ProSigma.’ Dit goede gevoel wordt volgens Hulleman ook waargemaakt: ‘Als we een probleem hebben, dan wordt dat meteen opgelost door onze tussenpersoon bij ProSigma. Wij kunnen hem dan autoriseren om op afstand in te kunnen loggen in ons systeem. Hij ziet meestal snel wat het probleem is en dan wordt het direct opgelost.’ Hulleman sluit af: ‘Of we het pakket in de toekomst willen uitbreiden, hangt af van de groei van het bedrijf. Als er op een gegeven moment dingen zijn die beter kunnen, kan dat handig opgelost worden door een nieuwe module aan te schaffen. Maar voor nu zijn we heel tevreden.’
